Complessità degli Acquisti e della Fornitura

Oggigiorno i processi di acquisto si rivelano essere sempre più complessi. Un mondo sempre più globalizzato ed interconnesso ha enormemente ampliato il numero di soluzioni e di canali attraverso cui approvvigionarsi di beni e servizi. Se nei decenni passati i partner internazionali rappresentavano mediamente una bassa percentuale nel portafoglio-fornitori per le medio-piccole imprese italiane, oggi ad avere almeno un partner strategico (perlopiù in estremo oriente), è la stragrande maggioranza di loro.

La sempre più frequente ricerca di canali alternativi di approvvigionamento è dovuta a diversi fattori:

  • riduzioni dei costi che, come da cultura imprenditoriale italiana, rappresentano spesso la prima leva di guadagno;
  • diversificazione del portafoglio fornitori al fine di evitare la concentrazione produttiva su un unico soggetto, evitando i cosiddetti “colli di bottiglia” della supply chain;
  • l’accrescimento delle capacità produttive e di know-how delle imprese dell’estremo oriente;
  • la forte spinta all’internazionalizzazione che le stesse imprese dell’estremo oriente hanno conosciuto negli ultimi 20 anni.
  • altri variabili esogene in continuo cambiamento quali costi delle materie prime e semilavorati, costo manodopera, costo dei trasporti, interconnessioni logistiche ecc..

Riguardo al Sourcing

In questo contesto è importante teorizzare e quindi distinguere le diverse fasi del processo di approvvigionamento di una materia prima/semilavorato da inserire poi nella propria catena produttiva/distributiva. La cosa non è banale: dietro l’angolo si nascondono diverse insidie relative alla perfetta conformità della merce e alle garanzie cui è sottoposta, al computo dell’effettivo risparmio, al rispetto delle tempistiche desiderate, al rapporto con il fornitore nel medio-lungo termine con la finalità di creare una partnership. Il primo approccio allo studio di acquisizione di un nuovo fornitore viene sintetizzata con il termine “sourcing“, ovvero il processo di ricerca e di selezione dei potenziali soggetti che possono fornire il bene o il servizio di cui siamo alla ricerca. Questa fase richiederà innanzitutto l’analisi della capacità del potenziale fornitore di soddisfare i requisiti di qualità, di capacità produttiva e di tempistica tipici del proprio settore merceologico. Utilizzando fin da questa fase dei criteri stringenti, verranno filtrate e quindi scartate le aziende che non corrispondono esattamente ai requisiti del settore o dei propri clienti, e faremo in modo di portare alla fase successiva solamente validi fornitori.

Riguardo al Procurement

Solo una volta adempiute con esito positivo le soprastanti procedure, potremo passare alla cosiddetta fase di negoziazione e, più in generale, di computo di tutti i costi diretti ed indiretti della fornitura. Questa è il cosiddetto “procurement“. Volendo schematizzare i concetti per meglio distinguerli, la fase di procurement è un sovrainsieme rispetto alla fase di sourcing: nella pratica ciò significa che è contemporaneamente sia “a valle” sia “a monte” rispetto ad essa. Questo perchè è nella fase di procurement che si analizza la situazione costi/fornitori e si evidenziano le esigenze che rendono necessario l’acquisizione di nuovi partner, dando così impulso al sourcing sulla base di criteri specifici e soprattutto degli obiettivi strategici (costo, qualità, differenziazione, capacità produttiva). Il procurement è, allo stesso modo, successivo alla fase del mero sourcing perchè ne sfrutterà il risultato, che sarà l’avere diverse offerte/preventivi perfettamente comparabili tra loro, di fornitori già filtrati e verificati sulla base degli obiettivi strategici forniti dal procurement stesso, per iniziare poi la fase di negoziazione finale. La negoziazione tipica del procurement è caratterizzata dall’avere una visione di medio-lungo termine: non riguarderà solo i termini di mero prezzo di acquisto del prodotto (si distingue per questo dal purchasing, inteso come acquisto di breve termine o comunque periodico) ma, tenendo conto dei costi complessivi della fornitura , stabilirà tutti gli aspetti del contratto per la fornitura di medio/lungo periodo, prevederà accordi sul rispetto della qualità e delle garanzie prodotto, prevederà clausole ed azioni atte ad evitare future problematiche e controversie, tempistiche di consegna certe, premi di risultato, e la previsione di penali/sconti/forniture gratuite in caso di disservizi e non conformità.

Nelle grandi aziende queste diverse funzioni sono svolte da soggetti/uffici separati, andando così ad ottimizzare le tempistiche di studio/fattibilità di un approvvigionamento. In una realtà come quella delle imprese italiane, che sappiamo essere per la maggior parte medio-piccola, le funzioni di acquisto sono spesso incentrate su pochi soggetti: il buyer si occupa solitamente della fase di sourcing e purchasing, mentre è il management o addirittura la proprietà stessa a svolgere o comunque a finalizzare la fase di procurement. Un processo come quello sopra descritto comporta un investimento di tempo molto dispendioso (“time is money”) e comporta rischi di vere e proprie perdite di tempo soprattutto nel caso di ricerche di fornitori esteri.

Guida alla Navigazione degli Acquisti e dell’Approvvigionamento

La nostra mission aziendale è proprio quella di facilitare l’intero processo di approvvigionamento. Una minima componente di rischio sarà impossibile da eliminare, ma attraverso i nostri servizi e la nostra consulenza, andremo a ridurre di gran lunga la componente-rischio e la componente-tempo, che operazioni come queste per loro natura comportano. Contattateci oggi!